La préparation de la distribution et la remise des produits sont des moments clés de l’expérience des Membres. Pendant cette période, l’utilisation d'un smartphone ou d'une tablette peut se révéler particulièrement efficace pour communiquer avec les Producteurs et les Membres, enregistrer les informations clés, retrouver les informations en un clic...
Accès au bon de remise en ligne
Une fois la vente finalisée, vous pouvez y accéder à partir du menu Distributions. Appuyez sur le bouton Accéder au bon de remise.
Utilisez les fonctionnalités ci-dessous pendant votre distribution et retrouverez les données que vous avez renseignées à tout moment jusqu'à ce que vous validiez la distribution :
- rechercher une information
- repérer le nombre de commandes de vos Membres
- appeler / envoyer un SMS à vos Membres et Producteurs
- suivre les commandes récupérées
- déclarer un produit à rembourser
REMARQUE : Le bon de remise est accessible depuis votre navigateur ou à partir de l'application Android.
Rechercher une information
Un Membre arrive et vous voulez connaitre le contenu de sa commande, un Producteur vous annonce un produit manquant pour la distribution...
Vous pouvez utiliser la zone de recherche affichée en haut de la page pour accéder rapidement à l'information souhaitée. Les recherches s'effectuent sur le nom des Membres, des Producteurs, des offres et sur les numéros de commande.
Repérer le nombre de commandes de vos Membres
En cas de première commande faite dans le réseau, l’information est affichée sous le nom du Membre concerné (1). Cela vous permet d'identifier d'un coup d'oeil les Membres dont c'est la première distribution et qui ont donc besoin d'un accompagnement plus important.
Pour les autres Membres, le nombre total de commandes effectuées dans votre Ruche est affiché (3) lorsque vous appuyez sur la flèche déroulante (2). Cette valeur ne tient pas compte des commandes multiples pour une même distribution : si un Membre a fait 2 commandes sur 1 vente, cela compte pour une seule.
Appels et SMS
À partir de ce bon de remise, vous pouvez appeler chaque Membre ou Producteur participant à la distribution ou lui envoyer un SMS.
Cela est très utile notamment dans les cas suivants :
- Rappeler aux Membres de ne pas oublier de récupérer leurs paniers quand la fin de la distribution approche.
- Prévenir du retard / non livraison d'un Producteur pour toutes les personnes ayant commandé chez lui.
À NOTER : Lors d’une demande d’envoi de SMS, votre propre messagerie est ouverte. Les SMS sont donc envoyés depuis votre numéro et sont à vos frais, tout comme les appels.
Déclaration des produits à rembourser
Décochez le produit manquant (1).
Par défaut, le nombre d'unités commandées est affiché à 0. Pour un manque partiel (ex : le Membre a reçu 1 pain sur les 2 commandés), indiquez le nombre d'unités récupérées du côté du Membre (2)
Indiquez la raison de non-livraison (3) : celle-ci sera communiquée au Membre dans l'e-mail lui notifiant son remboursement.
REMARQUE : les produits non livrés parce que le Producteur n'a pas atteint son minimum sont affichés barrés.
Indiquer qu'une commande a été récupérée
Lors de la distribution, vous pouvez indiquer qu’un Membre est venu récupérer sa commande en cliquant sur le numéro de sa commande, à gauche de son nom.
REMARQUE : cette information de commande récupérée est uniquement enregistrée dans la mémoire de l’appareil que vous utilisez.
Le numéro de la commande validé est plus foncé, sous le nom du Membre on voit bien "Commande récupérée", et en haut de page, on voit affiché combien de personnes sont passées et combien restent encore à venir.
ASTUCE : 20 minutes avant la fin de la distribution, une notification vous propose d’envoyer un SMS aux Membres n’étant pas encore venus récupérer leur commande, pour les prévenir de la fin prochaine de celle-ci.
La sauvegarde automatique
Un pictogramme vous indique que la sauvegarde est réussie après chacune des actions que vous effectuez.
En cas de perte de connexion, une notification vous signale que la sauvegarde automatique n’a pas fonctionné. Cependant, vos actions restent en mémoire sur votre appareil et seront transmises une fois la connexion retrouvée, si vous ne fermez pas l’application. Il est donc possible d’effectuer des actions en mode hors ligne qui seront enregistrées par la suite.
Une fois la connexion rétablie, une notification vous en informe également.
ATTENTION : Vous pouvez vouloir partager le bon de remise en ligne avec une autre personne (un-e bénévole par exemple). En lui donnant accès à votre compte, elle pourra le voir. Par contre, cette page ne gère pas (encore) des modifications faites par plusieurs personnes en même temps. Si vous le faites, attention à l'écrasement des données enregistrées par une autre personne !