Une fois votre distribution terminée, vous devez la valider. Cette action entraînera l’exécution des paiements aux Producteurs et les éventuels remboursements aux Membres.
Quand valider ?
Nous vous conseillons de procéder à la validation entre 24 h et 48 h après la distribution. Vous laissez ainsi le temps à vos Membres de vous contacter en cas de produits manquants ou défectueux, sans pour autant pénaliser vos Producteurs.
Si vous tardez à valider la distribution, vous verrez apparaitre cet avertissement en rouge ci dessus :
Les étapes
1. Sur votre espace, cliquez sur menu Distributions du menu de gauche.
2. Cliquez sur la date de distribution que vous souhaiter valider et cliquez sur le bouton Valider la Distribution.
3. S'il y a lieu, rembourser en intégralité les produits non livrés.
4. S'il y a lieu, remboursement partiellement les produits non conformes.
5. En cas de co-gestion, indiquer le Responsable qui touchera la commission.
Les paiements aux Producteurs et les remboursements aux Membres seront ainsi ajustés et lancés.
Remboursements
Un tutoriel (que vous pouvez masquer) vous guide dans la procédure de remboursement en 3 étapes.
Remboursement intégral
Vous avez ici le choix de procéder par Producteur ou par membre. Vous pouvez également utiliser la zone de recherche pour retrouver un Membre (Nom ou n° de sa commande), un produit ou un Producteur. Vous pouvez rechercher sur une partie du nom.
La sauvegarde de vos actions est automatique. Vous pouvez vous en assurer via le pictogramme de synchronisation en haut de page à gauche.
NB : Si vous avez déjà renseigné les produits manquants au fur et à mesure pendant la distribution via tablette ou smartphone, ces informations sont automatiquement reportées dans cette vue.
Produit non livré : onglet Membres
Ex : il manquait un chèvre doux fermier sur les 2 unités commandée par un Membre.
1. Retrouvez le Membre concerné
2. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour dérouler la liste des produits qu'il a commandés.
3. Décochez le produit non livré. Éventuellement, indiquez la quantité réellement reçue (voir ci-dessous).
4. Sélectionnez la raison de non-livraison.
Pensez à bien sélectionner une raison de non-livraison :
Produit non livré : onglet Producteur
Vous pouvez rembourser en un clic un produit à tous les Membres l'ayant commandé.
Ex : vous souhaitez déclarer que le Basilic Genovese n'a pas pu être remis pour les 5 Membres qui l'avaient commandé.
1. Retrouvez le Producteur concerné
2. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour dérouler le détails des produits commandés.
3. Décochez le produit qui n'a pas été livré. Vous accédez à la liste des Membres ayant commandé ce produit en cliquant sur la flèche pointant vers le bas.
NB : Si vous laissez le produit coché, vous pouvez dérouler la liste des Membres impactés et réaliser les remboursements Membre par Membre.
NB : Cette vue n'est disponible que pour le remboursement intégral.
Vous remarquez certains produits barrés ? C'est normal. Il s'agit des produits qui sont déjà indiqués comme non livrés :
- Les produits des Producteurs n'ayant pas atteint leur minimum de commande
- Les produits annulés avant la distribution par les Producteurs.
Remboursement partiel
Une fois que vous avez terminé les remboursements intégraux, vous pouvez passer à l'étape suivante, celle des remboursements partiels. Attention, vous ne pourrez pas revenir en arrière. Réfléchissez donc aux produits que vous devez rembourser en intégralité en premier et seulement ensuite aux remboursements partiels.
1. Retrouvez le Membre concerné
2. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour accéder à la liste des produits qu'il a commandés.
3. Indiquez le montant à rembourser en valeur ou en pourcentage (l'un et l'autre se calculeront automatiquement en fonction de votre choix). Pour modifier, supprimez d'abord la valeur déjà saisie.
Valider la distribution
Quand vous avez terminé de renseigner les produits non livrés ou à rembourser partiellement pour cette distribution, cliquez sur le bouton Étape suivante affiché en bas de la page.
Si vous avez déclaré un co-gestionnaire de votre Ruche, sélectionnez qui a assuré la distribution et qui recevra le virement des frais de service ( voir l'article sur Mettre en place la co-gestion)
La page "Récapitulatif" reprend la liste des Membres impactés par des produits non livrés. Vérifiez votre déclaration. En cas d'erreur, cliquez sur le bouton Étape précédente. Sinon, cliquez sur le bouton Valider la Distribution pour enclencher le paiement des Producteurs et les éventuels remboursements des Membres.