Une fois votre distribution terminée, vous devez la valider. Cette action entraînera l’exécution des paiements des Producteurs et des éventuels remboursements aux Membres.
Quand le faire ?
Nous vous conseillons de procéder à la validation entre 24 h et 48 h après la distribution. Vous laissez ainsi le temps à vos Membres de vous contacter en cas de produits manquants ou défectueux sans pour autant pénaliser vos Producteurs.
Sur votre espace
1. Cliquez sur menu Distributions du menu de gauche.
2. Cliquez sur le bouton Valider la Distribution.
3. Si besoin, renseignez les produits non livrés lors de la distribution pour que les paiements pour les Producteurs soient ajustés et que le remboursement des Membres puisse être lancé.
Si vous tardez à valider la distribution, vous verrez apparaitre cet avertissement en rouge ci dessus.
Déclarer les produits non livrés
Vous pouvez, au choix, déclarer les produits non livrés par Producteur ou par Membre. Cliquez sur l'onglet correspondant.
Vous pouvez également utiliser la zone de recherche pour retrouver un Membre (Nom ou n° de sa commande), un produit ou un Producteur. Vous pouvez rechercher sur une partie du nom.
La sauvegarde de vos actions est automatique. Vous pouvez vous en assurer via le pictogramme de synchronisation en haut de page à gauche. Vous pouvez le faire au fur et à mesure via tablette ou smartphone ou après la distribution à tête reposée, en reprenant vos notes.
Vous remarquez certains produits barrés ? C'est normal. Il s'agit des produits qui sont déjà indiqués comme non livrés :
- des produits des Producteurs n'ayant pas atteint leur minimum de commande
- les produits annulés pendant la vente par les Producteurs
Produit non livré onglet Producteur
Ex : vous devez déclarer que le Basilic Genovese n'a pas pu être remis pour les 5 Membres qui l'avaient commandé.
1. Retrouvez le Producteur concerné
2. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour afficher le détails des produits commandés.
3. Décochez le produit qui n'a pas été livré. Vous accédez à la liste des Membres ayant commandé ce produit en cliquant sur la flèche pointant vers le bas.
4. Sélectionnez la raison de non-livraison.
Vous pouvez uniquement déclarer toutes les commandes d'un produit comme non livrées et non juste une partie. Si c'est cependant votre cas, rendez-vous dans l'onglet pour le détailler par Membre.
Produit non livré onglet Membres
Ex : il manquait un chèvre doux fermier sur les 2 unités commandée par un Membre.
1. Retrouvez le Membre concerné
2. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour accéder à la liste des produits qu'il a commandés.
3. Décochez le produit non livré. Éventuellement, indiquez la quantité réellement reçue (voir ci-dessous sur l'image où la livraison est partielle).
4. Sélectionnez la raison de non-livraison.
Valider la distribution
Quand vous avez terminé de renseigner les produits non livrés pour cette distribution, cliquez sur le bouton Étape suivante affiché en bas de la page.
Si vous avez déclaré un co-gestionnaire de votre Ruche, sélectionnez qui a assuré la distribution et qui recevra le virement des frais de service ( voir l'article sur Mettre en place la co-gestion)
La page "Récapitulatif" reprend la liste des Membres impactés par des produits non livrés. Vérifiez votre déclaration. En cas d'erreur, cliquez sur le bouton Étape précédente. Sinon, cliquez sur le bouton Valider la Distribution pour enclencher le paiement des Producteurs et les éventuels remboursements des Membres.