Comment s’organisent les maraîchers du réseau pour préparer leurs commandes ? Quelles astuces ont-ils trouvé pour gagner du temps et servir plus de Ruches ?
Suivez Armand, un maraîcher expérimenté et méthodique qui vous explique comment il s’organise, de la fin de ses ventes à la distribution de ses produits.
Cette “fiche de bonnes pratiques” est le résultat d’une étude sur environ 10% des maraîchers du réseau. Elle synthétise les différents fonctionnements des producteurs sondés et ne demande qu’à être étoffée par vos retours !
- Fin de la vente (J-2)
Les ventes de mes Ruches du jeudi sont terminées : j’imprime mon bon de commande avec le récapitulatif pour la journée qui me servira pour la récolte et la préparation de mes commandes.
- Un bon journalier (page 1), avec le total de ce qui a été commandé par produit.
- Un bon par Ruche, avec le détail des commandes par produit et par Ruche.
- Un bon Membres par Ruche, avec la liste des produits commandés par chaque Membre.
- Récolte (J-2 à J)
Je récolte mes produits, juste le nécessaire. J’étale mon travail dans le temps : d’abord les produits qui se conservent (carottes, poireaux, choux…) et en dernier, la veille ou le matin même, les produits ultra frais (salades, épinards…). Je vais également chercher les produits dont j’ai besoin dans mon lieu de stockage.
Si j’ai beaucoup de commandes, je peux commencer dès maintenant à conditionner les produits “de garde”.
- Conditionnement (J-1 à J)
Une fois la récolte achevée, j’apporte tous mes produits dans le lieu où je les conditionne.
PAR LOT
Je pèse mes produits et je fais mes lots : les 500 g de carottes dans une cagette, les 2 kg dans une autre, les bottes de radis dans une troisième. Pour gagner du temps, j'étiquette un seul lot que je distribuerai en dernier ou bien j’élabore un système de code pour mes étiquettes (CAR500g, CAR2kg).
J’établis des repères : je mets toujours 4 sachets de 1 kg d’épinard dans une caisse, il y a 30 bottes de radis par caisse… Ainsi, c’est possible d’aller plus vite (surtout au moment de la répartition si j’ai plusieurs Ruches) et cela permet aussi d’éviter les erreurs (j’avais 14 commandes de 1 kg d’épinard donc il me faut 3 caisses pleines et une caisse avec 2 sacs).
Si je n’ai plus assez de lots d’un même produit pour remplir une cagette, j’optimise la place en en mettant plusieurs et en les séparant avec un morceau de carton ou alors j’utilise des sacs transparents pour pouvoir les différencier. Par exemple, je peux faire une cagette mixte avec mes 3 lots de 500 g de carottes avec les 5 lots de 1 kg de pommes de terre.
Si j’ai plusieurs Ruches à livrer dans la journée, je prends mon bon de commande par Ruche et je fais mes cagettes Ruche par Ruche (toujours une cagette = un ou deux types d’offre).
J’écris le nom de la Ruche sur la cagette ou j’utilise un code couleur par Ruche.
Pour aller plus vite et éviter les erreurs, il vaut mieux être deux : un qui lit le bon de commande et l’autre qui répartit les lots selon les Ruches. A ce moment, je vérifie que j’ai bien préparé le bon nombre de lots: il ne doit pas m’en rester !
En préparant mes commandes par lots de cette façon, je gagne du temps et je peux préparer plus de 15 commandes par heure (en comptant la pesée, le nettoyage si besoin).
PAR CLIENT
Parfois, pour faciliter la distribution quand je ne la fais pas moi même ou bien quand j’ai beaucoup de commandes sur une Ruche et que je n’arrive pas à distribuer assez vite, je prépare la commande de chaque Membre chez moi.
Une fois que j’ai pesé mes lots (Cf. PAR LOT), je prends le bon de commande Membre pour la Ruche 1. Comme précédemment, il est préférable d'être deux : un qui lit la commande du Membre et l’autre qui l’assemble. Une fois la commande du Membre 1 terminée, j’écris le numéro dessus ou bien j’agrafe le bon de commande que j’ai préalablement découpé. Je regroupe des commandes dans des caisses pour le transport, en respectant leur ordre : de 1 à 12 dans une caisse, de 13 à 30 dans une autre, selon leur volume. Pour les grosses commandes, j’utilise une cagette ou une caisse à part.
Si je préfère les cabas réutilisables, je peux noter les numéros dessus et les réutiliser d’une semaine sur l’autre.
Pour des produits particuliers, par exemple les produits frais en glacière ou bien certains de mes légumes feuilles (salades, épinards...), je peux les garder en cagette jusqu'à la distribution et les ajouter au dernier moment dans le sac du Membre pour qu’ils ne s'abîment pas et/ou ne prennent pas trop de place.
Dans ce cas, je surligne ces produits sur mon bon Membre pour y penser au moment de la distribution.
Préparer de cette manière met plus de temps mais facilite la distribution, je ne peux pas en faire plus de 10 à 15 par heure au total.
- Transport (H-5 à H-1)
Je charge mon camion méthodiquement :
- Si j’ai plusieurs Ruches dans la même journée, je sépare bien les caisses : j’empile les caisses de la Ruche 1 et je les place d’un coté du camion. Je fais pareil pour la Ruche 2 de l’autre coté.
- Si j’ai préparé par Membre, je fais attention à bien respecter l’ordre des numéros des Membres pour faciliter le déchargement et l’installation du lieu de distribution.
J’essaye de m’organiser avec mes voisins. Certains jours, Bernard, le producteur de miel, me dépose ses produits pour que je les apporte et les distribue. Parfois, je m'arrête sur la route chez Louise, la boulangère, qui a préparé ses commandes pour la Ruche dans laquelle je vais livrer.
Cependant, j’essaye de m’organiser de façon plus régulière avec d’autres Producteurs pour nous répartir les Ruches : nous nous retrouvons à un endroit, je leur donne mes produits pour la Ruche 2 et je prends les leurs pour la Ruche 1 dans laquelle je distribue.
Si j’ai bien rangé mon camion, il est facile et rapide de faire ces manipulations !
- Distribution (H)
J’arrive environ une heure en avance et j’organise mon espace de vente pour gagner de la place et du temps :
PAR LOT : je place les cagettes avec la même offre les unes sur les autres. Je réfléchis à l’organisation dans l’espace, par exemple quand j’ai de la place je classe mes cagettes en respectant l’ordre alphabétique comme sur le bon de commande Membre.
PAR CLIENT : je classe les sacs dans l’ordre croissant (ou décroissant) pour pouvoir trouver facilement le numéro du Membre.
Je coche au fur et à mesure les Membres qui ont récupéré leur commande pour identifier les Membres qui n’ont pas retiré la leur.
Point sur le lieu de préparation de commande
D’abord, le choix du lieu: il doit être assez grand pour avoir de la place et pouvoir étaler les différentes cagettes, à l’intérieur pour pouvoir contrôler la température ou au minimum couvert en cas d’intempéries...
Comme j’y passe du temps (et que j’aimerai en passer moins), j’ai bien pensé son organisation spatiale: aménagé en carré, en U ou circulaire pour faire moins de pas, je place ma balance au centre.
Je travaille à hauteur, sur des tables pour plus de confort et pour gagner de la place.
Concernant l’emplacement des caisses, je préfère garder des repères et pour cela je fixe leur emplacement, surtout pour les offres que je garde sur une grande partie de l’année. Mes pommes de terre, carottes, oignons…. sont toujours au même endroit ce qui me permet d’aller plus vite quand je prépare.
3 conseils pour la préparation de commandes
- Établissez des repères visuels, physiques : nombre de lots par cagette, couleurs des cagettes, emplacement des caisses dans le lieu de conditionnement, nombre de lots par cagette pour un type d’offre… et ne les changez pas toutes les semaines ! Trouvez “une routine”.
- Ayez une vision globale de votre processus et du temps passé pour préparer une commande par exemple. Cela vous permettra de pouvoir anticiper en cas de forte demande.
- Évitez les erreurs en imaginant des moyens de contrôle, par exemple récoltez et préparez juste assez de produits pour s’assurer d’avoir bien réparti les lots.
Et surtout : essayez, innovez, échangez avec d’autres Producteurs ou Responsables de Ruche, remettez en question votre système et votre organisation pour l’améliorer et partagez vos solutions !