Se rencontrer entre Responsables de Ruche et, peut-être, Producteurs d’un territoire semble naturel à certains d’entre nous. Mais, l’organisation d’une réunion ou d’un mini-rassemblement peut sembler compliquer (temps, compétences, manque de réponses des personnes invitées, etc.). Nous vous proposons dans ce guide quelques conseils pour vous aider dans l’organisation d’un événement de ce type.
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Voici une petite liste de questions à vous poser pour préparer et soumettre votre projet.
1. Qui ?
Décidez si vous souhaitez organiser seul.e cet événement ou si vous souhaitez vous rassembler à 2 ou 3 Responsables de Ruche pour vous répartir les choses à faire.
2. Avec qui ?
Souhaitez-vous vous rassembler seulement entre Responsables de Ruche ou préférez-vous inviter aussi les Producteurs de votre territoire ?
3. Quand et où ?
Ensuite, définissez le moment le plus adapté pour rassembler un maximum de monde : autour d’un petit déjeuner en semaine pour une réunion de Responsables de Ruche, autour d’un repas partagé le soir après une distribution. Pour le lieu : dans le lieu de cette distribution ou un jour du weekend chez un Producteur qui est d’accord pour vous accueillir : vous pourriez en profiter pour visiter le lieu de production.
Vous êtes prêt.e à compléter le formulaire en ligne pour bénéficier de l'accompagnement et du financement à hauteur de 300 € de la Ruche qui dit Oui !.
La préparation se poursuit.
4. La date
Choisissez quelques dates, préparez un sondage (sur Framadate ou Doodle) et envoyez-le aux invités par email en prenant soin de bien mettre les destinataires en copie cachée. Ajoutez le lieu et les objectifs de la rencontre. Précisez si chacun apporte quelque chose à grignoter. Si le repas se fait dans un restaurant, précisez le prix par personne.
Vous pouvez demander à la Ruche qui dit Oui ! la liste et les coordonnées des Responsables de Ruche et Producteurs de la constellation en écrivant à support@lrqdo.fr.
5. L’ordre du jour
Préparez l’ordre du jour de la rencontre. La Ruche qui dit Oui ! peut vous accompagner dans cette phase. Nous essaierons dans la mesure du possible qu’une personne de nos équipes participe à la rencontre.
Vous pouvez prévoir 4 temps :
- présentation des participants (ou seulement des nouveaux) ;
- annonce des chiffres de la constellation et actions réalisées les derniers mois ;
- témoignages sur des bonnes pratiques ou des nouveaux services testés dans les Ruches ;
- projets et calendrier communs pour les prochains mois.
Petite astuce : nous vous conseillons un programme "léger" pour être sûr de traiter tous les points à l'ordre du jour vous laisser le temps d’échanger.
6. Le dernier rappel
Quelques jours avant la rencontre, envoyez un nouvel email pour annoncer l’ordre du jour. Éventuellement, vous pouvez relancer ceux qui n’ont pas répondu. Rappelez dans ce message le lieu, la date et les horaires de la rencontre.
7. Le compte-rendu
Suite à la rencontre, partagez avec la Ruche qui dit Oui ! un compte rendu et quelques photos.
Pour aller plus loin :
Ils ont tenté l'expérience
Le samedi 2 février, au cœur de la Plantation de Mélissa, 8 Responsables de Ruche de la Réunion se sont rassemblés une journée autour d’un festin 100% local. À l’ordre du jour, un petit tour des événements de l’année, un point sur les nouvelles fonctionnalités et services à proposer dans les Ruches, des échanges sur les Producteurs de l’île et de leur projet zéro déchet dans les Ruches.
Lire l’article complet sur le Forum.
Pour échanger avec Céline sur le projet : celine.maufras@lrqdo.fr